Gli strumenti operativi del Controllo di gestione

La gestione di un’impresa implica una conoscenza approfondita delle sue dinamiche economiche, possibile solo attraverso un attento processo analitico.

Il Controllo di gestione consiste, appunto, nel monitoraggio di costi e ricavi della propria azienda attraverso l’analisi del sistema produttivo e commerciale in maniera più approfondita di quanto già avvenga tramite la contabilità generale. Ciò richiede l'implementazione di ulteriori sistemi di monitoraggio da cui attingere dati di maggior dettaglio.

Questi raggruppamenti di dati permettono di scindere l'attività aziendale, per ottenere dei dati aggregati, utili per l'analisi della situazione reddituale e finanziaria. Si può quindi definire la programmazione e il controllo di gestione come l'attività fondamentale con cui l'azienda si accerta che la gestione si stia svolgendo in modo tale da permettere il raggiungimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione strategica.

Gli strumenti di cui si avvale il Controllo di gestione sono:
- la Contabilità analitica
- il Budgeting
- il Sistema di reporting

Contabilità Analitica.

Nella contabilità analitica, diversamente dalla contabilità generale, i costi vengono imputati alle singole parti in cui può essere suddivisa la struttura aziendale. L'obiettivo ultimo della contabilità analitica, che è nota anche con la denominazione "contabilità dei costi", è quello di pervenire alla rilevazione periodica della redditività di determinate parti dell'azienda, con lo scopo di confrontare se la redditività ottenuta è in linea con quella attesa.
Il funzionamento di un sistema di contabilità analitica presuppone diverse fasi: a) la rilevazione dei fenomeni aziendali;
b) l'effettuazione delle operazioni di integrazione dei dati, rese necessarie per allineare i valori economici alla competenza contabile del periodo considerato;
c) l'effettuazione di ribaltamenti di valori economici fra diversi centri per giungere alla valorizzazione completa dei centri che realizzano prodotti o, più in generale, output che si ritiene necessario valorizzare (fasi di lavorazione, processi ecc.);
d) la valorizzazione conclusiva degli oggetti di costo aziendali tramite il semplice raffronto fra costi sostenuti nel periodo e quantità di produzione erogata nello stesso periodo.

Budget o Bilancio di previsione.

Il budget aziendale rappresenta uno strumento a disposizione delle aziende per stabilire, a livello annuale, i risultati da conseguire ed i costi da sostenere per realizzare una determinata attività prefissata. Il budget è composto da due parti principali:
il "budget operativo", che illustra in sintesi il conto economico preventivo;
il "budget finanziario", che illustra e dettaglia i flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa.
Il budget, oltre a essere un documento di previsione, svolge due fondametali funzioni. Una funzione di direzione, essendo la chiara rappresentazione della "traiettoria" programmata del sistema impresa. Come strumento di pianificazione il budget permette, inoltre, di prevedere i problemi e le difficoltà future e di decidere in anticipo le azioni necessarie per contrastarli. Una funzione di controllo e gestione: controllare il sistema impresa significa fare in modo che la sua evoluzione segua la "traiettoria" programmata rappresentata dal budget anche quando si verificano eventi perturbatori che provochino deviazioni, ponendo in essere gli interventi necessari per correggere le deviazioni dal percorso prefissato.

Reporting.
Quale attività di rilevazione e di misurazione dei risultati il reporting è una essenziale anello del processo di controllo e gestione dei costi e dei ricavi che permette di verificare l'allineamento delle aspettative con i risultati effettivi. Per una corretta analisi si dovrà procedere al calcolo degli scostamenti, inteso come processo mediante il quale si verifica il grado di raggiungimento degli obiettivi prestabiliti attraverso un confronto tra il budget ed i risultati effettivi della gestione. Dopo aver appurato le possibili cause di scostamento si potrà quindi procedere alla definizione dei provvedimenti correttivi. Per ottimizzare l'efficacia del reporting è utile alle aziende anche di piccole dimensioni procedere all'analisi dei fattori critici di successo, ovvero tutte quelle variabili indicative per il successo di un'azienda. Si tratta di variabili che assicurano il vantaggio competitivo nel lungo periodo ed il cui controllo consente prestazioni di successo all'impresa. Questi fattori chiave sono misurati tramite gli indicatori chiave ( detti anche KPI, Key Performance Indicator), il cui fine fondamentale è quello di segnalare al management come si sta comportando l'azienda e come si sta movendo ogni Centro di Responsabilità.